Erreurs courantes lors de l'installation d'un infirmier libéral

Facturation et NGAP : Qu’est-ce que c’est ?

C’est la principale difficulté des infirmiers libéraux : la nomenclature !
Plus précisément la NGAP (Nomenclature Générale des Actes Professionnels) utilisée par l’assurance maladie.
Cette nomenclature est incontournable pour facturer correctement les soins réalisés auprès des patients et les transmettre aux différentes caisses d’assurance maladie.
Une mauvaise interprétation peut entraîner des erreurs de facturation, des pertes financières, voire des sanctions de la part de la CPAM. Il est donc essentiel de bien maîtriser cette nomenclature pour éviter de facturer un acte non remboursé ou d’additionner des actes qui ne peuvent pas l’être.
Familiarisez-vous avec des termes comme BSI (BSA, BSB, BSC), AMI, AMX, DI, MAU, etc.
Bien que des collègues puissent vous aider, il est recommandé de suivre une formation dédiée afin de comprendre les cotations et les appliquer sereinement.

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L’utilisation d’un logiciel de facturation adapté simplifiera cette gestion en automatisant certains cumuls d’actes et en évitant les erreurs courantes liées aux cotations.

Ne faites pas l’impasse sur les dossiers de soins infirmiers

Ne sous-estimez pas l’importance de la traçabilité et de la gestion des Dossiers de Soins Infirmiers (DSI).
Le dossier de soins est essentiel pour suivre l’évolution de l’état de santé des patients, les rendez-vous, et les fiches spécifiques comme celles concernant le diabète ou les traitements AVK.
Cette traçabilité vous permettra de justifier les actes réalisés. Une bonne gestion de ces dossiers renforcera la relation de confiance avec vos patients et témoignera de votre professionnalisme. N’oubliez pas que, pour l’assurance maladie (en cas de contrôle), un soin non tracé est considéré comme un soin non réalisé. Par ailleurs, l’utilisation d’une messagerie sécurisée est cruciale pour l’envoi et la réception de données sensibles entre professionnels de santé, afin de garantir la confidentialité des informations médicales.

Pensez aux démarches administratives : URSSAF, Carpimko et Ordre infirmier

L’installation en libéral implique des obligations administratives que beaucoup de nouveaux professionnels ont tendance à sous-estimer. En effet, s’installer en libéral, c’est endosser le rôle de chef d’entreprise ! Vous ne serez plus uniquement infirmier, mais également responsable de toute la gestion administrative liée à votre statut d’indépendant.

Première étape : inscrivez-vous auprès de l’Ordre Infirmier (si ce n’est pas déjà fait).
Assurez-vous d’avoir le justificatif d’heures délivré par la CPAM, soit 3200 heures pour devenir infirmier(e) libéral(e) titulaire, soit 2400 heures pour exercer en tant que remplaçant(e). Vous devrez mettre à jour votre situation sur votre espace membre ONI et joindre les documents nécessaires pour finaliser votre demande. Si vous postulez au statut de remplaçant(e), il vous faudra attendre l’autorisation de remplacement délivrée par l’ONI avant de pouvoir commencer à travailler sous contrat avec un(e) infirmier(e) titulaire.

Une fois votre demande validée, votre dossier sera transmis par l’Ordre Infirmier à la CPAM pour informer de votre installation.
Vous recevrez ensuite une carte CPS portant votre numéro RPPS. Vous devrez également créer votre entreprise libérale sur le site de l’INPI, qui sert de guichet unique. Si tout se passe bien, l’URSSAF (pour les cotisations sociales) et la CARPIMKO (caisse de retraite des professions libérales) seront automatiquement reliées à votre dossier. Si ce n’est pas le cas, vous devrez vous inscrire auprès d’elles manuellement. Veillez à ne pas négliger ces inscriptions, car un oubli ou un retard, par exemple à la CARPIMKO, pourrait entraîner d’importantes pénalités financières. Vous pourrez également souscrire à une prévoyance privée pour compléter votre retraite et couvrir d’éventuels arrêts de travail, puisque la CARPIMKO intervient à partir du 3e mois d’arrêt et jusqu’à la troisième année.

Enfin, n’oubliez pas de souscrire à une assurance RCP (Responsabilité Civile Professionnelle) pour protéger votre activité et vous prémunir contre d’éventuels litiges.

Importance du choix de la zone d’installation

Il existe 5 types de zones pour votre installation :

• Zones surdotées
• Zones très dotées
• Zones intermédiaires
• Zones sous-dotées
• Zones très sous-dotées

Pour vous installer dans une zone surdotée, il sera nécessaire d’attendre qu’un(e) infirmier(e) libère une place (par exemple, lors d’un départ à la retraite ou d’une cession de patientèle). Dans les autres zones, vous pourrez vous installer sans restriction. Toutefois, si vous êtes infirmier(e) remplaçant(e) dans ces zones, veillez à ne pas effectuer des remplacements de manière régulière, car cela pourrait être considéré comme une collaboration déguisée ou un moyen d’échapper aux cotisations sociales des salariés, étant donné que les infirmiers libéraux peuvent embaucher d’autres infirmiers en tant que salariés.

Gestion des frais professionnels et de la comptabilité

La gestion des frais professionnels et de la comptabilité représente un autre défi pour les nouveaux infirmiers libéraux. Les dépenses liées à l’achat d’un véhicule, au matériel de soins, au logiciel de facturation, ainsi qu’aux cotisations URSSAF ou CARPIMKO lors de l’installation – qui seront réévaluées deux ans plus tard en fonction de votre chiffre d’affaires de la première année – sont autant de coûts à anticiper et à gérer.

De plus, une gestion comptable inadéquate peut rapidement conduire à des difficultés financières. Beaucoup d’infirmiers sous-estiment l’importance de tenir une comptabilité rigoureuse et de faire appel à un expert-comptable. Une bonne comptabilité ne permet pas seulement de suivre vos finances, elle vous aide également à optimiser votre fiscalité comme choisir son type de déclaration : BNC ou micro-BNC ? Et comment déduire ses frais de voiture : au forfait ou aux frais réels ?

Le choix entre le régime BNC (Bénéfices Non Commerciaux) et le micro-BNC dépend de votre chiffre d’affaires annuel. Le micro-BNC est plus adapté si votre chiffre d’affaires ne dépasse pas un certain seuil (72 600 € en 2023), offrant une gestion simplifiée et un abattement forfaitaire de 34 % pour frais professionnels. Le régime BNC, quant à lui, permet de déduire vos dépenses réelles, ce qui peut être plus avantageux si vos charges professionnelles sont élevées.

Concernant les frais de voiture, vous avez également deux options : la déduction au forfait kilométrique, qui s’appuie sur un barème officiel tenant compte de la distance parcourue, ou la déduction des frais réels, où vous intégrez toutes les dépenses liées à l’utilisation du véhicule (carburant, assurance, entretien, etc.). Le choix dépendra de votre utilisation et des coûts engagés : le forfait est plus simple à appliquer, tandis que les frais réels peuvent être plus intéressants si vos dépenses sont importantes.

Il est conseillé de mettre de côté 50 % de votre chiffre d’affaires mensuel pour être en mesure de régler les mises à jour de vos échéanciers (notamment URSSAF et CARPIMKO). En d’autres termes, il est judicieux de conserver 50 % du chiffre d’affaires pour votre salaire personnel et d’allouer les 50 % restants au paiement des charges actuelles et des futures révisions de vos échéances. N’oubliez pas que vous serez aussi redevable de la CFE (Cotisation Foncière des Entreprises).

N’oubliez pas que vous pouvez déduire de votre chiffre d’affaires plusieurs éléments, tels que :

• Les chèques CESU jusqu’à 2 421 €, avec un crédit d’impôt de 25 %.
• Les frais de blanchisserie pour vos blouses (n’hésitez pas à faire un devis pour estimer le coût de lavage de vos tenues de travail sur une journée).
• Les chèques ANCV, qui vous permettent de profiter de chèques vacances utilisables pour vos congés ou dans certains restaurants et enseignes de sport.
• Les intérêts de vos emprunts.
• Les frais de téléphone et d’abonnement internet.
• Le mobilier de votre cabinet, etc.

Enfin, il est crucial de conserver tous vos justificatifs d’achat afin de pouvoir les déduire en cas de contrôle fiscal.

Gestion du conventionnement avec les mutuelles

L’infirmier libéral doit souvent gérer les relations avec les mutuelles pour le remboursement des soins. Ne pas se conventionner avec les mutuelles ou mal comprendre leur fonctionnement peut entraîner des retards de paiement ou des refus de remboursement. Pour simplifier ce processus, un service en ligne permet de se conventionner avec la majorité des mutuelles : rendez-vous sur https://www.tpcomplementaire.fr/iamcpublic/index.html.

De plus, certains actes nécessitent la remise d’un devis avant la réalisation des soins, en particulier pour les soins non pris en charge par l’assurance maladie.

Gérer les remplacements et collaborations

L’infirmier libéral peut exercer en tant que titulaire, collaborateur ou remplaçant, et chaque statut a ses particularités. Une mauvaise gestion des contrats ou des relations avec d’autres professionnels peut entraîner des conflits ou des pertes financières. Pour vous assurer d’un cadre sécurisé, référez-vous aux contrats proposés par l’Ordre Infirmier, qui offrent des modèles fiables pour chacune de ces situations. Le contrat est un élément essentiel pour un bon démarrage du travail à deux ou plus dans un même cabinet.

Dès qu’il y a deux titulaires, ou un titulaire et un collaborateur au sein d’un même cabinet, il est également nécessaire d’établir un CEC (Contrat d’Exercice Commun), qui devra être transmis à l’ONI via votre espace membre.

Il est crucial de bien comprendre les règles de cumul d’actes de la NGAP ainsi que les conditions de facturation en cas de remplacement. Une mauvaise application de ces règles peut entraîner des sanctions de la part de la CPAM ou des différends avec les collègues. Rappelez-vous qu’un(e) infirmier(e) remplaçant(e) reste responsable de la facturation effectuée en son nom.

Se former et se tenir à jour avec les évolutions

Se former en tant qu’infirmier(e) libéral(e) est essentiel pour rester à jour, améliorer sa pratique, et échanger avec d’autres professionnels. Plusieurs avantages rendent ces formations incontournables.

Tout d’abord, il existe le DPC (Développement Professionnel Continu), qui offre une rémunération de 658 € pour deux jours de formation aux infirmier(e)s titulaires ou collaborateurs. En plus d’être rémunérées, ces formations permettent de valider l’obligation triennale de formation, une exigence incontournable pour les infirmier(e)s libéraux(ales).

Par ailleurs, vous pouvez également bénéficier du FIF PL (Fonds Interprofessionnel de Formation des Professionnels Libéraux), qui offre une enveloppe annuelle de 600 € pour la formation, à raison de 200 € par jour, ce qui permet de financer d’autres sessions de formation.

Vous pouvez aussi utiliser votre CPF (Compte Personnel de Formation).

De plus, le financement de formation non rémunéré vous donne droit à des réductions d’impôts. Le montant est calculé en prenant le nombre d’heures de formation suivies (limité à 40 heures par an), multiplié par le taux horaire du Smic en vigueur au 31 décembre de l’année (qui est de 11,65 € au 1er janvier 2024), puis le tout est multiplié par 2, soit jusqu’à 932^e de crédit d’impôts. Les formations financées par le DPC ne sont donc pas concernées.

Au-delà de l’aspect financier, se former est une occasion précieuse de mettre à jour vos connaissances et d’améliorer vos compétences, qu’il s’agisse de la pratique infirmière ou de la réglementation spécifique aux infirmier(e)s libéraux(ales), qui évolue fréquemment. C’est aussi un moment pour échanger avec d’autres infirmier(e)s, partager vos expériences, et évacuer les tensions liées à votre quotidien souvent solitaire, notamment en travaillant seul(e) dans votre voiture.

Enfin, ces formations permettent de découvrir des astuces sur la gestion de votre activité libérale, par exemple sur les charges déductibles, la facturation ou encore les meilleures pratiques comptables. Se former est donc un investissement dans votre carrière et votre bien-être professionnel !

S’installer en tant qu’infirmier libéral est une aventure passionnante mais qui demande une grande rigueur. Entre la facturation, la gestion des frais professionnels, le respect des obligations administratives et la collaboration avec d’autres professionnels de santé, de nombreux pièges peuvent se présenter. Cependant, en prenant le temps de bien se former, en s’entourant de professionnels compétents (comptables, conseillers) et en adoptant les bons outils (logiciels de facturation, messagerie sécurisée), il est possible d’éviter ces erreurs et de s’épanouir pleinement dans cette nouvelle vie professionnelle.

Voici quelques formations en liens avec cet article pour aller plus loin et développer sereinement votre activité :

• BSI : plan de soins : évaluation infirmier et BSI ( présentiel et e learning) en DPC
• Gestion du cabinet pour développer son activité libérale (présentiel et e learning) en FIF PL
• Retraite : comment préparer sa retraite et l’optimiser en financement individuel.